あなたは自分の仕事に最大限パフォーマンスを発揮できていますか？仕事が期限通りに終わらない、集中出来ずに時間をなんとなく使ってしまっている。そんな悩みを抱えている人は私の周りにも多くいると感じます。そんな悩みを解決し、自分の価値を高めていける考え方を仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！という本の中から紹介していきたいと思います！
人間の出来る事を理解する
マルチタスクは可能なのか？
マルチタスクという言葉をあなたは聞いた事がありますか？複数のタスク（仕事）を同時、もしくは短時間で切り替えながら行う事をマルチタスクと表現するのですが、自分が資料作成中に他人から話しかけられて自分が今何と書こうと思っていたか分からなくなる等の経験をした事がある人もいるかと思います。マルチタスクは作業効率を下げるばかりでなく、脳への負担を大きくかける行為でもあると言われており、米国スタンフォード大学のある調査では、タスクの切り替えを過剰に繰り返すとストレスがかかり、脳細胞の破壊に繋がるという報告もされているそうです。いくつもの仕事を同時にこなす為には、ある仕事を行っている時に別の仕事に着手する祭に発生するストレス、浪費して時間や無駄、つまり「切り替えコスト」を支払わなければならないのです。
自分の記憶力だけに頼らない
あなたは自分の記憶力を頼りに仕事をしていませんか？自分の記憶は常に曖昧で仕事が増えて忙しくなると、それがミスに繋がると感じた事はありませんか？私は自分の記憶に頼った結果ミスを起こす、納期ギリギリになるなどの経験をする事が非常に多い人間でした。ではそういった事をなくす為にはいったいどの様に改善をしていけば良いのでしょうか？
文明の力に頼ろう
先にあげたマルチタスクや記憶力に頼りすぎてしまう、事を回避するには文明の力に頼ると事が非常に効率的です。一言で文明の力といっても様々な物があります。身近なもので言えばスケジュール管理の出来るデジタルカレンダーです。自分の予定を細かく記入する事でToDoリストとしても活躍してくれます。また、デジタルカレンダーであれば他人との共有も可能であり、予定の確認などの確認作業に相手の時間を費やす事なく行う事ができます。これはマルチタスクを減らす事にも大きく貢献してくれます。タスク管理ツールなどの導入も情報の共有化、特にチームとして動いていく仕事には威力を発揮してくれるツールです。
今まではこうしてきたのだからこのままで大丈夫という人も多いかもしれませんが、世界中の人が効率化を目指して便利なツールが生まれているのです。それを使わない理由がどこにあるでしょうか？今は無料で使えるツールも数多く存在しています。あなたにあった物を見つけ出しそれを活用していく事が必要です。
技術の進歩により最善なやり方は変わります。実践的かつ合理的に考え、時代に合わせて過去に身につけた知識ややり方をアップデートする必要があるのです。
仕事を効率化していく
環境を整える
簡単な事ではありますが非常に基本的な事です。騒音が酷い職場、散乱した机の上で集中して作業を行う事が出来ますか？どんな環境でも集中して出来るという鉄人の様な人はそんなに多くないのではないでしょうか？まずは自分の集中出来る環境を整える事が仕事を集中して効率よくこなす為には必要です。
目標設定、期限を決める
合格ラインを決める。つまりは品質重視なのかスピード重視なのか、仕事の依頼主が何を求めているかを明白にする事で目標と期限の見積もりを出す事が大切です。自分から仕事の納期「デッドライン」を設定する事で納期に終われる→自分で納期を追うといった考え方にシフトしていく必要があります。自分のたてた計画に対して今現在の自分を比較し、そのギャップの原因が何であるかを見極める事で、ギャップを埋めて目標を達成していきます。
スキルアップ
スキルアップと聞くと難しく感じるかもしれませんが、身近な事でもスキルアップすれば圧倒的に時間を効率良く使う事ができます。例えばタイピングの練習を行いタイピング速度が1.5倍になったとします。すると、メールの返信、資料の作成等々全ての業務に関わる時間が短縮されていくのです。仮に1日の中で15分、タイピング速度をあげる事で短縮できたとします。すると1週間で75分、1ヶ月で1,500分…なんと25時間も時間の短縮になるのです。たった1日15分、塵も積もれば山となるとはまさにこの事ですね。その他にもパソコン作業のショートカットを覚える、本を読んで知識をつけるなど。ちなみに「ググる」のも立派なスキルです。ただしネット上には情報が溢れているので、自分で情報を取捨選択していく必要があります。スキルは自分に身についてしまえばいつでも引き出せる力として役に立ってくれるのです。
システム化
あなたは何もかもを自分で請け負っていまっていませんか？
仕事の優先度によってあなたが本当にするべき事なのか、他の誰かに任せても良い事なのか？あなたしか出来ない事を優先的に行い、誰にでも出来る事は任せる。それが出来なければタスクの切り替えの発生頻度も多くなる上にあなたの時間を奪う要因になってしまいます。それを防ぐ為には誰でもわかる様なマニュアルを作っておく事でシステム化し、本当に大切な業務に取り組む時間を増やしていく事ができます。
まとめ
「時は金なり」と言う言葉もある通り、私たち人間は誰もが時間だけを平等に与えられています。その時間をいかに上手く使うかによって仕事の成果も変わります。自分の価値を高め、より生産生をあげる為に少しでもお役に立てれば嬉しいです。
